Free Freight Quote Request Template to Streamline Your Process

Streamline Your Shipping Workflow with a Ready-to-Use Freight Quote Template

The design works as a web form, PDF, email, or print document to match customer preference. Sales and operations can align on a single format to cut rework and speed approvals.

Track when a recipient opens and accepts an offer, and convert accepted items to an invoice in one step. That flow keeps cash moving and reduces manual handoffs.

Deploy quickly with minimal setup to maintain margins across lanes and deliver clear costs and terms. Use this approach to win more deals and move prospects through the pipeline faster.

Use one concise form to capture every shipping detail and remove back-and-forth with customers. This approach centralizes critical information so teams can act quickly and with fewer errors.

You can adapt the form for different cargo types and save it electronically or print it for field use. It works well for logistics providers and shipping companies that need consistent data capture.

The standardized design guides the customer through required fields and auto-fills repeat entries. That reduces follow-up, speeds approvals, and improves pricing consistency across your business.

• Centralize intake to reduce manual handoffs and improve SLA tracking.
• Itemize accessorials, fuel, and surcharges for full transparency.
• Reuse forms to cut response time for repeat shipments.

What You Get: Features Designed for Logistics and Sales Teams

Deliver professional materials fast and keep your team aligned. Create and share PDFs, email messages, or printed documents so clients receive consistent proposals without delay.

Convert an accepted quote into an invoice in a single click to speed billing. That one-step flow reduces manual handoffs and shortens your revenue cycle.

See when a client opens a quote and get notified on acceptance. Real-time alerts let sales reps and account managers act at the right moment.

• Share professional documents instantly via PDF, email, or print to reduce delays and speed decisions.
• One-click invoicing converts accepted quotes to bills and improves cash flow.
• Open and acceptance tracking provides visibility into client interactions and timing.
• Use a unified form to cut duplicate entry and keep operations and sales working from the same data.
• Keep providers, reps, and managers on the latest version of documents for clear accountability.

Freight quote request template: Essential Fields to Capture Complete Shipping Details

A good form groups customer, shipment, and service details so teams can price and schedule with confidence.

Collect full contact information early. Include name, company, email, and phone to prevent delays. This data helps sales and ops reach the right person fast.

Capture shipment information such as origin, destination, weight, dimensions/volume, and type of goods. Accurate data lets planners and carriers estimate capacity and transit time.

Record service requirements: pickup and delivery windows, special handling (hazmat or fragile), and extra services like liftgate or inside delivery. Clear service fields set expectations.

• Pricing clarity: list line items, taxes, discounts, and terms so the total is transparent.
• Include Incoterms, accessorials, and detention policies to avoid disputes.
• Add notes for commodity specifics, NMFC codes, or packing that affect rating.
• Provide an attachments section for spec sheets, MSDS, or packing lists.

Choose Your Format: Word, Google Docs, Excel, and Google Sheets Templates

Select the file type that gives you the best mix of polished branding, live formulas, and rapid intake.

Word and Google Docs create a polished, brand-forward document for formal proposals and enterprise buyers. Use these when presentation matters and you need flexible text blocks for terms and product detail.

Polished Word and Google Docs for brand-forward documents

These formats keep your logo, fonts, and style intact. They are ideal for signed agreements and client-facing materials.

Excel and Google Sheets for dynamic calculations and collaboration

Sheets and Excel handle surcharges, fuel, and accessorial math with built-in formulas. They let teams co-edit and validate totals in real time.

Web forms for fast customer requests and clean data capture

Publish a web form to capture customer inputs instantly. Submissions push directly into workflows and reduce manual entry errors.

• Pick Word/Docs for enterprise presentation and PDF delivery.
• Pick Sheets/Excel for live calculations and multi-user pricing.
• Publish web forms to collect clean data and speed responses.
• Keep a reusable library of templates and product line items to cut prep time.
• Maintain consistent design across formats with shared headers and colors.

How It Works: From Request to Accurate Freight Quote

Start with basic business and client data, then move through pricing lines to build an actionable offer. This simple process helps teams create consistent, verifiable quotes that speed decision-making.

Begin by entering your company details, adding a logo, and recording the customer contact. Assign a unique number and set the issue date and due date to track timing.

List each service line with clear descriptions, quantities, and unit prices. Include taxes, fuel, and any discounts so totals reconcile before you send the form.

1. Add terms covering transit estimates, accessorial policies, and liability to set expectations.
2. Present payment methods—ACH, card, or check—and include payment instructions to speed acceptance and order creation.
3. Validate required fields and data to prevent omissions that slow fulfillment.

Send the form electronically and track when it is viewed. Receive acceptance notifications and convert the freight quote to an invoice in one step to move toward order fulfillment.

Make It Yours: Branding, Currency, and Extra Documentation

Customize visual elements so customers instantly recognize your business in every communication.

Apply your logo, fonts, and color palette so each document and email matches brand guidelines. Include footer contact details—email, phone, website, and business ID—to make support easy and compliant.

Offer multi-currency pricing (USD, CAD, AUD, EUR, GBP) to serve cross-border customers without conversion confusion.

Attach product catalogs, technical specs, and policy PDFs so buyers see full context in one package. Keep files lightweight for fast sending and mobile viewing.

• Configure variants by service type to match the right type of service quickly.
• Include a “reply by email” link or contact prompt to speed responses.
• Allow sales to personalize notes while locking compliance sections.

Integrate Your Freight Quote Request Form with the Tools You Use

Connect your form to the systems your team relies on to move faster and keep data consistent. Link uploads and entries to cloud drives and automation tools so nothing falls through the cracks.

Sync files and data via Google Drive, Dropbox, Box

Embed the web form on your site and send uploads straight to Google Drive, Dropbox, or Box. Teams get attachments instantly and avoid duplicate storage.

Automate workflows with forms, CRM, and notifications

Push submissions into your CRM to create records, tasks, and follow-ups without manual entry. Trigger alerts so sales and operations act the moment a request arrives.

• Map fields to keep customer data consistent across systems and eliminate duplicates.
• Use google sheets integrations to auto-collect entries and enable real-time collaboration.
• Segment customers by lane, commodity, or service to route each request to the right team.
• Track form performance—views, starts, completions—to cut abandonment and improve conversion.
• Maintain security with reputable providers and clear user permissions.

Get Started Now: Download the Template or Launch a Web Form

Get up and running fast: download the editable file or go live with a hosted form to collect entries. This simple step helps your team capture customer needs and move deals forward without delay.

Create a free quote and start collecting customer requests today

Build and send a free freight quote in minutes and deliver it by email or as a PDF so customers can decide quickly. Track when a recipient opens the form and when they accept, then convert accepted offers to an invoice instantly.

• Download the file or publish a hosted request form to begin capturing inbound requests immediately.
• Create a free quote quickly and send it via email or PDF to speed customer decisions.
• Track opens and acceptances so you follow up at the right moment.
• Convert accepted quotes to invoices to keep delivery schedules and payment expectations on track.
• Collect payment preferences up front and give customers a clear path for changes or questions.
• Standardize intake so every customer request is captured in one form and prioritized by value.

Conclusion

Make acceptance and order creation predictable by collecting the right shipment information upfront. Use a single form to capture name, contact information, shipment specs, goods, and key fields so pricing is fast and accurate.

Standardize intake to deliver accurate, timely quotes and clear documents every time. Brand the form, integrate with Google Drive, Dropbox, or Box, and send electronically to track opens and acceptances.

Streamline the way your business handles requests: timestamp each order and date, include payment instructions and a number reference, then convert accepted freight quote offers into orders and delivery without rework. This approach helps sales win more deals and keeps customers returning.